Eat that Frog first but eat those flies noch viel firster – 8 Tipps für ein besseres Zeitmanagement im Büro

Und wieder geht ein Arbeitstag vorbei, ohne dass wir unsere Aufgaben auch nur ansatzweise geschafft haben. Hier erfährst du, wie dir das in Zukunft nicht mehr passiert.

Zeit

“Eat a live frog first thing in the morning and nothing worse will happen to you the rest of the day.” – Mark Twain

Damit beginnt der berühmte Erfolgsautor Brian Tracy sein Buch “Eat that frog first”. In dem sehr umfassenden Pamphlet geht es vor allem darum, wie man seine Zeit effektiv managt, um seine Ziele auch tatsächlich zu erreichen. Ich möchte dir mit den folgenden 8 Tipps zeigen, wie du auch im Büro deine Zeit besser einteilen kannst und wie du deine Leistung erhöhst.

Wofür das gut ist? Naja, die Wenigsten von uns sind High-Performer. Allerdings kann es doch nicht schaden einen guten Eindruck zu hinterlassen, um bessere Bewertungen zu bekommen und eventuell im Unternehmen aufzusteigen, oder? Vielleicht arbeitest du auch einfach für Werte und eine Vision, die du teilst? Es gibt viele Gründe dafür gute Arbeit zu leisten, das soll aber hier gar nicht das Thema sein. Überleg dir einfach, warum es für dich persönlich Sinn machen würde. Und wenn du partout keine Gründe findest – es gibt noch viele andere interessante Beiträge hier 🙂

Nun aber zum Thema: Wie gewinnst du mehr Zeit im Büroalltag?

Tipp #1: Setze dir ein spezifisches Ziel

In diesem Beitrag hatte ich schon einmal über Ziele gesprochen. Und ja, sie sind sinnvoll. Doch neben denen für die Abteilung brauchst du auch persönliche Ziele. Die erstrecken sich in alle Lebensbereiche, sei es, dass du ein paar Kilo abnehmen willst, auf etwas zu sparst oder einen Partner finden willst. Zele sind allgegenwärtig und für dich heißt es, dich konkret festzulegen. Was willst du beruflich erreichen?

Je genauer du Bescheid weißt, desto einfacher wird die Umsetzung. Klarheit beginnt bei dir – und du brauchst sie um konsequent und langfristig voran zu kommen. Also fasse eine konkrete Stelle ins Auge und schreib es dir auf. (Falls dir diese ganze Thematik mit den Zielen schwer fällt, das ist eines der Kernthemen im Happy Office Coaching.)

Tipps #2: Bring Struktur in deinen Tag

Hast du dich schon einmal im Alltag beobachtet? Sicher denkst du dir manchmal: Was hab ich eigentlich die letzten 2 Stunden gemacht? Falls nicht, tu es jetzt. Wir haben oft gar keine Ahnung, was wir überhaupt den ganzen Tag machen, wundern uns aber dann, warum nichts weiter geht. Deshalb solltest du erst einmal analysieren, was du den ganzen Tag so machst. Schreib dir dazu einfach kurze Zeitabschnitte auf einem Zettel auf (im Büro 2.0 Workbook siehst du wie sowas aussehen kann).

Wenn du damit fertig bist, mach dir einen neuen Plan, wie du es ab morgen machen willst. Wofür benötigst du Zeit? Welche Zeitblöcke musst du ganz strikt einplanen? Kreiere deinen Tagesablauf, so wie er für dich perfekt ist. Wenn dir das schwer fällt, habe ich hier ein Workbook für dich, dass wir in meiner Facebook-Gruppe (du darfst gerne kostenlos beitreten) für eine Gruppen-Challenge verwendet haben.

Du hast nun einen Tagesplan – herzlichen Glückwunsch! Jetzt kannst du jederzeit darauf schauen und weißt, was gerade ansteht. Plane unbedingt auch Pausen- und Ablenkungszeiten ein. Was dein Ziel aus Tipp #1 angeht, solltest du jeden Tag mindestens 20 Minuten einplanen, in denen du konkret darauf hin arbeitest. Nicht 2 Stunden, nur 20 Minuten. Wenn du eine Beförderung anstrebst, dann bilde dich in dieser Zeit fort oder bereite dich auf deine neue Stelle vor. Start before you are there (Beginne, bevor du dort bist.) – Sei bereit, wenn sich die Chance für dich ergibt und ergreife sie.

Hier kannst du das Workbook kostenlos herunterladen: Das Büro 2.0 Workbook

Tipp #3: Schaffe dir konzentrierte Arbeitsphasen

Okay, eine Phase in deinem Tagesplan ist extrem wichtig: Die konzentrierte Arbeit. Denn darum geht es ja, du willst effektiver arbeiten. Dafür musst du dir Blöcke oder Sessions einbauen, in denen wirklich nichts außer der Erledigung deiner Aufgaben passiert.

Nach so einem Plan zu arbeiten kann manchmal schwierig sein (gerade am Anfang). Dein Gehirn braucht aber genau das, damit es weiß, wann du es brauchst und wann du Pausen machst. Du steuerst den Zustand deiner geistigen und körperlichen Leistung, indem du dir bewusst machst, was für eine Phase es gerade ist.

Diese Arbeitsblöcke sollten übrigens nie länger als 60 Minuten sein und du solltest Ablenkungen möglichst entfernen. Das heißt Handy weg, Türe zu und Fokus auf das, was gerade wichtig ist. Für deine Messenger-Dienste hast du extra Zeiten eingeplant, in denen du dich nur darauf konzentrierst. Verschwende deine Energie niemals mit Multitasking – das funktioniert für niemanden, auch nicht für Frauen.

Tipp #4: Teile deine Energie richtig ein

Wir alle haben ein tägliches Energielevel. Nehmen wir an du hast perfekt geschlafen und es liegt bei 100%. Wenn du nun schon vor der Arbeit mit dem Gedanken ringst dich wieder hinzulegen, dich durch den Berufsverkehr quälst und dann gestresst im Büro ankommst, liegt es womöglich schon bei 60%. Selbst wenn du dann weniger fordernde Tätigkeiten machst, wirst du spätestens nach der Arbeit merken, dass sich ein Level unter 20% nicht mehr gut anfühlt.

Deshalb hör auf deine Energie zu verschwenden und arbeite intelligent. Nutze hierfür zum Beispiel die 80/20-Regel, die ich schonmal auf Instagram erklärt habe. Wie auch immer du es umsetzt, du musst deine Energie für die Dinge und Aufgaben einteilen, die wirklich wichtig sind.

Und außerdem noch ein weiterer Tipp: Du kannst dein allgemeines Energielevel (also wie hoch deine 100% angesetzt sind) erhöhen, indem du dich gut ernährst, Pausen machst und positiv lebst. Dazu erfährst du in diesem Blog nach und nach mehr.

Tipp#5: Kenne die Konsequenzen

Welche Dinge sind denn überhaupt wichtig? Was musst du tun, um das Ziel aus Tipp #1 möglichst einfach und schnell zu erreichen? Diese Fragen würde ich gerne an dich zurück stellen.

Was sind denn die Aktivitäten, die deinen Erfolg direkt beeinflussen und dich näher an dein gewünschtes Ziel heran bringen? Konzentrier dich auf diese. Es ist wichtig, dass du deine Energie auf die Aufgaben verwendest, die dich voran bringen.

Und noch etwas: Es hilft, dabei langfristig zu denken. Wenn du ein großes Ziel hast, kommt es dir vielleicht noch etwas zu groß vor. Doch durch die kleinen Schritte du jeden Tag in die richtige Richtung gehst kommst du ihm Schritt für Schritt näher.

Das gleiche gilt aber auch für die Gegenseite. Überleg dir, was es für Auswirkungen hat, wenn du eine Aufgabe nicht erledigst. Und sei ehrlich, rede dir nicht ein, dass es “schon in Ordnung ist es später zu machen” oder dass “gerade nicht der richtige Zeitpunkt dafür ist”. Was passiert, wenn du diese Aufgabe aufschiebst? Und hier noch eine kleine Technik: Du hast dir ja einen Plan gemacht. Plane dir doch mal Zeitblöcke ein, in denen du bewusst Dinge aufschiebst und liegen lässt. Denn witzigerweise fällt es uns ja oft genauso schwer etwas liegen zu lassen, wie es sofort zu erledigen. Ganz schon kontrovers …

Tipp#6: Arbeit priorisieren

Der Grund, warum wir Aufgaben aufschieben, ist oft, dass wir uns unsicher fühlen. Wir haben Angst davor, zu versagen, es also nicht zu schaffen. Wir zweifeln an uns selbst oder an äußeren Umständen und reden uns so ein, dass es besser ist zu warten. Kennst du das?

Keine Angst, ich auch. Deshalb ist es umso wichtiger zu wissen, was wichtig ist. Setze Prioritäten, gewichte deine Aufgaben und erledige die wichtigen zuerst. Es gibt unzählig viele Einteilungssysteme, ich persönlich teile meine Aufgaben jedoch einfach nur in A, B und C ein. Das wars, einfach nur die A-Aufgaben zuerst, dann die B-Aufgaben, die ich am liebst automatisiere, und zu guter Letzt C-Aufgaben, die ich gerne an Andere abgebe oder outsource. So einfach spare ich mir extrem viel Zeit und konzentriere mich auf die wichtigen Dinge. 

Natürlich gibt es auch dringliche Dinge, doch auch dafür habe ich eine Lösung. Stell dir vor es kommt etwas rein, das brennt und sofort erledigt werden muss. Wie wäre es dann mit einem Feuerwehr-Block in deinem Zeitplan? Ich persönlich habe 2 bis 3 solche Blöcke in meinem Tagesplan. Was ich bei der “Feuerwehr” mache? Na ganz einfach: Alles löschen, was brennt! Ich eliminiere alle kleinen, aber dringenden Aufgaben zu Beginn des Tages, um mehr Zeit und einen freien Kopf für die großen und wichtigen Aufgaben zu haben. Probiert es aus, es wirkt Wunder.

Tipp #7: Optimismus 

Ich hab mal das Feedback bekommen, dass ich zu viele Studien usw. anfüge, doch zu diesem Punkt sind alle wissenschaftlichen Belege einstimmig. Optimistische Menschen gehen erfüllter und leichter durch den Büroalltag, liefern bessere Ergebnisse und schaffen so ein angenehmeres Arbeitsklima, gehen also unterm Strich auch lieber in die Arbeit. Klingt das nicht super? Die einfachsten Mittel sind oft die besten. Wenn du noch Hilfe dabei brauchst, bei den ganzen Herausforderungen positiv zu bleiben, dann schau mal hier vorbei.

Tipp #8: Zeit investieren, um Zeit zu sparen

Zum Schluss noch ein allgemeiner Tipp, der sich eigentlich über alle andere erstreckt. Bereite dich vor und kenne deine Hindernisse im Voraus. Du sparst dir extrem viel Zeit, indem du einen Tagesplan machst und dir Lösungen für bestimmte Probleme zurecht legst, bevor sie tatsächlich auftreten.

 

Ich hoffe dir haben diese 8 Tipps aus dem Buch und aus meinem eigenen Bestand geholfen (auch wenn es mal wieder sehr lange wurde) und du kannst sie ab morgen anwenden, damit du in Zukunft die Arbeit, für die du normalerweise 8 Stunden brauchst, in wesentlich weniger Zeit erledigen kannst. Was du mit dem Rest der Zeit anstellst? Gönn dir ne Pause, lese ein paar Artikel und lerne etwas über dein Fachgebiet. Du hast nun endlich Zeit und Energie, um selbst gestalterisch zu werden. Also los!

Übrigens, in meinem Happy Office Coaching erfährst du noch viel mehr zu diesem Thema und ich begleite dich dabei, wie du die Tipps auch wirklich im Büroalltag umsetzt. Wenn du also noch tiefer einsteigen willst, klicke auf diesen Link.

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