Der ultimative Büro-Guide – So gehst du ab morgen mit Leichtigkeit durch deinen Arbeitstag

Büroarbeit ist hart – vor allem für den Körper. Die körperliche und geistige Belastung, der Büroangestellte ausgesetzt sind, ist immens. Deshalb möchte ich euch in diesem Beitrag zeigen welche Tricks ich anwende, um mir meinen Büroalltag einfacher zu machen.

Office

7 Uhr: Der Wecker klingelt und ich schleppe mich zur Arbeit. Zu wenig Schlaf, keine Lust auf Arbeit und schon wieder viel zu viele Menschen unterwegs zur Arbeit. Fängt ja super an.

8:30 Uhr: Ich stehe an der Kaffeemaschine und von links kommt natürlich genau der Kollege, den ich um diese Zeit überhaupt nicht brauchen kann und erzählt mir seine Lebensgeschichte.

9 Uhr: Ich öffne mein Postfach und würde am liebsten sofort wieder gehen. “Allgemeine Informationen”, “EDV Ausfall bis einschließlich nächsten Montag”, “Einladung zur Weihnachtsfeier”. Schließen.

10 Uhr: Mein Chef kommt zu mir mit einer super dringenden Aufgabe, die ich am besten sofort erledige. Perfekt, ich habe mich sowieso gerade gefragt was ich tun soll …

Kennst du solche Situationen? Ich denke so oder so ähnlich sieht der Büroalltag vieler Angestellter aus. Ich frage mich allerdings: Muss das so sein? Denkst du nicht auch, dass es eine Alternative geben muss? Ich schon, und die möchte ich dir jetzt vorstellen.

“Morgenstund hat Gold im”

… okay, lassen wir das. Schlaue Sprüche und Weisheiten kennt jeder, doch was bewirken sie? Richtig, ungefähr genauso viel wie eine mahnende Ansprache des Chefs kurz vor Mittag. Aber mal ehrlich. Wie sollen wir einen tollen Tag haben, wenn wir uns schon morgens aus dem Bett schleppen und keinen Bock auf alles haben? Deshalb lautet …

Tipp #1: Starte den Tag richtig

Das klingt einfach, ist es auch. Suche dir einfach etwas, dass dir extrem Spaß und dich glücklich macht. Das kann laute Musik, ein gutes Buch oder ein Computerspiel sein. Vielleicht ist es auch ein gemeinsames Frühstück mit deiner Familie. Wenn du es irgendwie einrichten kannst, solltest du deinen Tag so beginnen, dass direkt zu Beginn etwas kommt, worauf du dich freust – jeden Tag. Dann fällt es dir nämlich viel leichter aus dem Bett zu kommen. Ach und nochwas: Achte unbedingt darauf dich in eine positive Grundstimmung zu bringen! Dafür kannst du die berühmte Spiegel-Technik (Du stellst dich 2 Minuten lang mit dem fettesten Grinsen der Welt vor der Spiegel bis dein Körper so genervt ist, dass er einfach mitmacht – das sieht dann ungefähr so aus wie auf dem Bild unten) oder jede andere Technik verwenden. 

Ich

Wichtig ist nur, dass du gut gelaunt zur Arbeit fährst oder gehst. Und damit sind wir schon bei …

Tipp #2: Bewege dich!

Oft gehört, nie umgesetzt. Du musst dich deinen A**** hoch kriegen und deinen Körper in Bewegung bringen. Am besten gleich am Morgen. Ein Spaziergang vor der Arbeit bringt Körper und Geist wesentlich besser in Schwung als jeder Kaffee der Erde. Übrigens: Kaffee vor 9 Uhr hat nahezu keine Wirkung, weil das Koffein seine Wirkung gar nicht entfalten kann. Aber dazu in diesem Beitrag der RP Online mehr. Dein Ritual am Morgen und der Spaziergang werden dich ein kleines bisschen Zeit kosten, aber glaube mir: Sie ist es wert. Du wirst viel besser gelaunt und vitaler in deinen Bürotag starten und bist viel besser vorbereiten. 

Tipp #3: Abwechslung

Monotonie nervt wirklich jeden Angestellten. Doch wenn du schon an deinen Aufgaben an sich nichts ändern kannst – versuche es doch bei dir. Wechsle deine Klamotten, deine Arbeitsreihenfolge und (ganz wichtig) die Route deines Morgenspaziergangs. Abwechslung bringt mehr Freude in deinen Alltag, befreit dich und ist ganz nebenbei auch noch gut fürs Gehirn! Also halte dich jung, indem du jeden Tag etwas Neues tust oder denkst.

Tipp #4: Eliminiere deine Zeitfresser

Du kennst sicherlich schon eine Millionen Tipps, wie du dich persönlich ohne Mühen weiterentwickeln kannst. (Falls nicht, hier ist ein gutes Buch dafür 😉 ). Was aber den meisten Leuten fehlt, ist die Zeit es umzusetzen. Woran liegt das? Manche Angestellten schaffen in 6 Stunden die Arbeit, für die Andere 8 Stunden brauchen. Das liegt daran, weil diese Menschen effizienter arbeiten, sie haben eine Plan wann sie was tun und können so ihre Energie besser einteilen. Ich kenne es nur zu gut, dass man keine Lust auf eine Aufgabe hat, ständig aufs Handy schaut, im Internet surft und sich dann letztendlich doch für eine Aufgabe aufrafft.

Das muss nicht sein. Mach dir ein Bild davon welche Aufgaben du an einem Tag erledigen musst und dann plane sie. Am besten verwendest du dafür ein Zeitraster, in dem du für jede Stunde deines Arbeitstages einträgst was du tust. Teile dir ein, wann du welche Aufgabe erledigen möchtest und wie lange du dafür benötigst. So hast du einen Überblick und kannst den folgenden Tipp besser umsetzen.

Tipp #5 (du ahnst es): Pausen

Sportwissenschaftler haben untersucht, was die Weltspitze im Tennis von dem Durchschnitt unterscheidet. Im Grunde spielen beide Gruppen Tennis und machen ihre Pausen. Doch die Weltspitze macht ganz einfach besser Pausen! Sie schaffen es in den kurzen Moment nicht nur durchzuschnaufen, sondern ihre Herzfrequenz wesentlicher niedriger zu bringen, als der Durchschnitt. Dadurch haben sie zum Schluss mehr Luft und können zeigen, wie gut sie sind. Von außen sieht das Ganze dann so aus, als wären diese Sportler viel besser, obwohl ihre wahre Stärke darin liegt nichts zu tun – Verrückt oder? Genau so ist es bei den Angestellten. Die Forschung zeigt, dass wir nicht länger als eine Stunde am Stück konzentriert arbeiten können.

Wie wäre es also, wenn du deinen Arbeitsalltag nach Stunden einteilst? Moment, das hast du ja schon 🙂 Dann kannst du jetzt einfach nach jedem Block eine Pause machen. Diese muss gar nicht lang sein und du musst auch nicht Meditieren oder dich verrenken, wenn du das nicht willst (auch wenn es sicher hilft). Entspann dich einfach für ein paar Minuten, schau aus dem Fenster und atme durch. Nimm Abstand von fachlichen Informationen und schau am Besten auch nicht aufs Handy. Denn das ist …

Tipp #6: Handyzeiten einrichten

Der wohl größte Zeitfresser sind Ablenkungen, sei es durch Kollegen, die ins Zimmer kommen oder durch dieses kleine böse Gerät in unserer Hosentasche. Um dich selbst zu schützen und auch bessere Ergebnisse zu erzielen, solltest du dich mit Deep Work beschäftigen. Was das ist? Da ich keine englischen Fachbegriffe mag, nenne ich es einfach konzentrierte Arbeit und es geht darum, sich von allen Ablenkungen zu befreien, um wirklich ungestört zu arbeiten.

Das heißt: Handy in die Tasche, Tür zu und “Bitte nicht stören” ranhängen, Browser schließen, E-Mail Benachrichtigungen aus und so weiter. In den Arbeitsblöcken gibst du Gas, sodass du in den Pausen genießen kannst. Das Ganze funktioniert übrigens auch in einem Büro mit einem Kollegen. Frag einfach, ob du dir geräuschunterdrückende Kopfhörer aufsetzen darfst oder vielleicht will dein Kollege ja mitmachen? Anstatt den ganzen Tag mit Halbgas zu arbeiten, gibst du ein paar mal Vollgas und entspannst dich den Rest des Tages. Klingt super, oder?

Tipp #7: Die richtige Atmosphäre

Um dir die Arbeit noch einfacher zu machen solltest du dir deinen Arbeitsplatz einrichten. Fangen wir mit natürlichen Begebenheiten an. Wie sind die Lichtverhältnisse? Achte darauf, dass du etwas Sonnenlicht abbekommst, aber nicht geblendet wirst. Es sollte eben nicht zu hell, aber auch nicht zu dunkel sein. Dasselbe gilt für deinen Bildschirm. Der sollte zudem etwas nach hinten geneigt sein und der obere Rand sollte höchstens auf Höhe deiner Nasenspitze sein, sodass du leicht nach unten darauf blickst. Mehr Tipps findest du hier. Achte außerdem auch Temperatur.

Wichtig ist auch die Ausstattung. Bleib so minimalistisch wie möglich und ordne alles, was du nicht immer brauchst in Schubladen aus deinem Sichtfeld. Je mehr du auf dem Schreibtisch hast desto mehr muss dein Gehirn verarbeiten. Wenn du ein paar Bilder aufhängen willst, kannst du das tun, übertreib es aber nicht. Und außerdem gilt für Sprüche: Immer positiv. ”Der frühe Vogel kann mich mal” und ähnliche Kandidaten helfen dir nicht deinen Arbeitsalltag einfacher zu gestalten. Doch auch wenn dein Schreibtisch sauber ist, liegen wahrscheinlich immernoch extrem viele Akten und Papiere darauf. Deshalb solltest du unbedingt das hier tun:

Tipp #8: Ordne und priorisiere deine Arbeit

Wir alle haben viel zu viel Arbeit, oder etwa nicht? Manchmal habe ich das Gefühl, dass Büroangestellte sich erst wertgeschätzt fühlen, wenn sie völlig überarbeitet sind und ihren Aufgaben nicht hinterher kommen. Zu oft haben meine Kollegen Stress-Poker gespielt (Wer bietet mehr?).

Halte dich in Zukunft fern von solchen Diskussionen und sorge dafür, dass dir die Arbeit nicht über den Kopf wächst. Mir ist durchaus bewusst, dass es manchmal einfach zu viel Arbeit ist und ein paar Dinge liegen bleiben. Nur darf das nicht auf deinem Schreibtisch passieren. Immer wenn du ab morgen eine Aufgabe, einen Fall oder ähnliches bekommst, bewertest du, ob diese Aufgabe wichtig ist und ob sie einen Termin hat, zu dem du es fertiggestellt haben musst.

Du kannst hierfür die Kategorien A,B und C, Zahlen oder jede andere Form der Reihenfolge verwenden. Wichtig ist nur, dass DU diese Bewertung vornimmst und danach handelst. Die wichtigen Aufgaben kannst du nun in die frühen Stunden am Morgen eintragen. Unwichtigere am Nachmittag. Zu guter Letzt solltest du diese Reihenfolge auch physisch umsetzen. Nimm dir dafür Aktenschuhe, mach Stapel oder so etwas. Am Besten nimmst du diese Ordnung sogar auf einem anderen Tisch vor und legst zu jedem Stapel einen Zettel dazu.

Arbeit geordnet? Super, dann kannst du direkt damit beginnen A-Aufgaben zu erledigen. C-Aufgaben können warten oder du gibst sie an Kollegen ab.

Puh, ganz schön viel oder? Ich weiß, dass es etwas schwierig erscheint seinen Büroalltag so umzukrempeln. Aber auch hier habe ich eine Abhilfe: Tue es Schritt für Schritt. Du wirst nicht direkt morgen alles umstellen können. Nimm dir die Tipps heraus, die für dich am Besten funktionieren und schau, was funktioniert. Du kannst auch selbst experimentieren, was dir gefällt. Wichtig ist nur, dass du direkt morgen (oder heute?) damit beginnst, bevor dieser Beitrag in die große Leere der Vergessenheit gerät. Ich rate dir …

Tipp #9: Werde aktiv!

Es wird niemand kommen und dir deinen perfekten Büroalltag einrichten (Wenn ich es könnte, würde ich es tun). Du bist nicht umsonst hier angelangt. Du möchtest etwas verändern – Dann tu es! Du hast hier 11 Tipps von mir, wie du ab morgen beginnen kannst. Leider habe ich schon Viele erlebt, die dieses Wissen hatten, sich aber lieber den ganzen Tag über Hinz und Kunz beschwert und rumgejammert haben. Meine einzige Bitte ist, dass du das nicht tust. Du selbst bestimmst, wie du dich fühlst. Solange du positiv bleibst kann dir nichts passieren. Und aus diesem Grund verrate ich dir, was am deine Büroalltag wirklich auf ein neues Level hebt:

Tipp #10: Habe Spaß!

Arbeit ist hart und langweilig? Wer sagt das? es gibt vermutlich sehr wenige Menschen, die keine Lust auf Spaß und ein nettes Miteinander in der Arbeit haben (Auch wenn ich leider genau diese Menschen oft im Büro treffe, aber das ist eine andere Geschichte …). Wenn du bereits ein gutes Verhältnis zu deinen Kollegen hast dann baue es aus. Wenn ihr noch nicht so eng miteinander seid, arbeite daran. Trefft euch, tauscht euch aus und interessiert euch füreinander. Ihr verbringt teilweise mehr Zeit miteinander, als mit euren Partnern!

Also reißt euch zusammen und habt Spaß! Nehmt euer Ego zurück und arbeitet gemeinsam an etwas. Nichts ist effektiver und schöner als ein gutes Arbeitsklima. Natürlich gibt es auch Fälle, in denen es keine Annäherung mehr geben kann. Doch auch hier kannst du proaktiv werden, indem du den Schritt in ein neues Umfeld wagst. Wechsle die Abteilung, die Behörde oder das Büro in dem du arbeitest und schaffe dir so eine Arbeit, die dir Spaß macht und dich erfüllt. Zum Abschluss habe ich noch einen letzten für dich.

Tipp #11: Such dir einen Ausgleich

Sehr simpel und schnell umzusetzen. Ich bin der Meinung, dass Arbeit immer Arbeit bleibt, auch wenn du sie liebst und sie dich erfüllt. Alleine die Tatsache, dass du etwas tun musst sorgt dafür, dass du einen Ausgleich brauchst. Und der ist so individuell wie du selbst. Du kannst zum Sport gehen, Lesen, dich mit Freunden treffen oder was auch immer. Wichtig ist nur, dass du abschalten kannst.

So, das wars von mir. Und jetzt: Viel Spaß bei deinem neuen Büroalltag!

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